Depuis le début de l’épidémie du COVID-19, la société américaine Zoom a vu son nombre d’utilisateurs augmenter de 2900% : avec 300 millions d’utilisateurs par jour, le logiciel est un réel succès. Cette crise sanitaire a ainsi rendu les moyens de communications internes des entreprises cruciaux à leur fonctionnement et développement : les outils de visioconférence et de travail collaboratif sont aujourd’hui incontournables.

Source : LesEchos

Une démocratisation de la technologie devenue cruciale 

L’essor des nouvelles technologies d’information et de communication, conjugué à l’évolution du débit des réseaux télécoms et à la standardisation des protocoles d’échanges ont propulsé les outils de travail collaboratif dans une nouvelle ère : celle de la démocratisation.

En 2015, à peine 5% des salles de réunion dans le monde étaient équipées de systèmes de visioconférence selon une étude Forrester. Aujourd’hui qu’il s’agisse de grands comptes ou des petites à moyennes entreprises, la majorité de celles-ci sont équipées.

Ce qui les a convaincus ? Pouvoir communiquer simplement et efficacement avec tout l’éco-système gravitant autour d’elles (clients, fournisseurs, collaborateurs, collègues) de manière économique, notamment grâce aux plateformes de réunion cloud.

Source : Forrester

3 raisons d’utiliser la visioconférence et les outils de travail collaboratif

Avec la digitalisation croissante des entreprises et la dématérialisation des contenus, ces outils devenus primordiaux multiplient les avantages :

• le rapprochement de vos collaborateurs distants : les déplacements de vos collaborateurs se voient supprimés et engendrent non seulement une baisse des coûts mais résolvent également majoritairement les soucis de coïncidence d’emplois du temps. De plus, cela permet de s’adapter à l’internationalisation des échanges et créer de nouvelles opportunités commerciales.
• l’augmentation de la productivité et gains de temps : la centralisation de vos documents sur une seule et unique plateforme permet un gain de temps non-négligeable : tout est disponible à tous, rapidement en quelques clics. De plus, leur simplicité d’utilisation permet un contact régulier important avec vos équipes, ce qui assure une meilleure productivité.
• une communication efficace et rapide : les fonctions de partage instantané de documents, de fichiers ou des écrans en temps réel, permettent une meilleure interactivité, de renforcer le travail d’équipe et de réinventer les réunions. Cette réelle collaboration digitale permet notamment de favoriser le partage de connaissances et la créativité.

Source : Orange

III) La mise en place sur-mesure est nécessaire

Chaque structure et même chaque métier n’a pas les mêmes besoins de collaboration : il est nécessaire d’opter pour les outils les plus adaptés à vos besoins.

Ainsi, comment faut-il procéder ?

Il faut en premier lieu faire un audit de la situation actuelle de votre entreprise :

• analyser votre mode de travail, votre fonctionnement interne et externe (S’agit-il de communication multi-sites ? De télé-travail ou de personnel itinérant ?)
• étudier quels sont les différents degrés de responsabilité de chacun.
  Nous pouvons réaliser cet audit pour vous.

En second lieu, en fonction des informations récoltées, il vous faut trouver le meilleur compromis entre :

• les fonctionnalités qui vous seront utiles
• les différents coûts engendrés
• le degrés de sécurité et de fiabilité du réseau (notamment sa comptabilité obligatoire avec le RGPD)

Souhaitez-vous rester efficient grâce à la visioconférence et travail collaboratif ? Les Experts Platinum Business Services vous y accompagnent.