7 500 € d’amende par logiciel de comptabilité ne répondant pas à l’obligation légale : c’est le prix à payer en cas de non-respect à la loi des finances entrée en vigueur le 1 janvier 2018. Cette loi oblige les commerçants assujettis à la TVA, d’enregistrer les opérations d’encaissement de leurs clients dans un logiciel de caisse sécurisé et certifié. Ainsi, les commerçants équipés de Terminaux Point de Vente (TPV) se doivent de la respecter.
Les TPV : de véritables outils de gestion commerciale
Les TPV possèdent de nombreux avantages et fonctionnalités par rapport aux caisses enregistreuses traditionnelles.
En effet, l’utilisation d’un TPV apporte de nombreux avantages au-délà des fonctions de base de celles-ci :
- simplifier la gestion des stocks et des inventaires
- un suivi des commandes (en magasin ou en ligne)
– reconnaître un client grâce à la gestion des programmes de fidélisation
Tous ces nouveaux avantages permettent ainsi une amélioration de la productivité et une meilleure satisfaction client.
Qu’il soit modulaire (une simple unité centrale), semi-intégré (un périphérique est intégré à l’unité centrale) ou intégré (un système d’impression ou un lecteur de codes-barres est intégré à l’unité centrale), le TPV est un outil qui tire profit des évolutions informatiques et des logiciels pour son bon fonctionnement. Ainsi, la loi réglemente son utilisation.
Que dit la loi ?
La loi de finances française du BOI du 4 juillet 2018 ou la loi dite « anti-fraude à la TVA » oblige tous les commerçants soumis à la TVA ayant recourt à un logiciel de comptabilité ou un système de caisse à respecter la norme NF 525.
Ainsi, le commerçant doit être en position de prouver que son système satisfait à des conditions :
- d’inaltérabilité
- de sécurisation
- de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.
Ainsi, un système certifié NF525 de notre logiciel d’encaissement doit permettre et assurer :
- la sécurisation de l’enregistrement des données d’encaissement et l’absence de fonctions susceptibles d’en occulter
- la signature électronique des enregistrements des pièces justificatives
- l’impression sur le ticket de caisse de la signature et du numéro du certificat NF du système
- l’archivage, la conservation et la traçabilité des données d’encaissement
Comment bien s’équiper ?
Le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage peut être justifié par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle de l’éditeur. Cependant, il est fortement conseillé d’avoir un logiciel certifié NF525 provenant d’un tiers indépendant et compétant.
Le risque de posséder une attestation faite par l’éditeur est qu’elle peut se révéler inexacte techniquement (sans pour autant que le produit soit frauduleux) et engendrer une série de contrôles fiscaux des commerçant ainsi qu’une amende forte pour l’éditeur (3 ans de prison et 45 000 € d’amende). Ainsi, passer par un professionnel tiers spécialisé permet de prévenir au maximum cela.
Les Experts Platinum Business Services vous aident à moderniser vos systèmes d’encaissement afin d’être en raccord avec la loi anti-fraude à la TVA.
